5 Tattiche Marketing per promuovere al meglio il tuo evento virtuale

Posted by Metrika on Jul 18, 2020 12:08:46 PM

In #virtualevents #eventivirtuali #webinar

Nel corso del 2020, oltre a cercare di adattarsi al lavoro da remoto, le organizzazioni stanno anche imparando a rimpiazzare gli eventi "fisici" con programmi ed eventi digital. Mentre navighiamo sul web, le probabilità di imbattersi in un post, una email o un video che sta promuovendo un evento online- i.e. diretta web, webinar o altro- sono davvero alte....

E sebbene alcune organizzazioni abbiano pensato di "aggiustare" solo temporaneamente i loro piani modificando e riallocando il proprio budget marketing ed adattandone le tattiche per promuovere eventi virtuali, molte di queste si sono rese conto dei tanti vantaggi degli evento online rispetto a quelli fisici.

Ad esempio, a differenza di quelli fisici, gli eventi virtuali, consentono al tuo brand di rivolgersi ad una platea e ad un pubblico potenzialmente infinito.

A questo punto sembra che gli eventi online siano proprio destinati a rimanere.

Ma, con la popolarità guadagnata e la necessità di pianificare ed eseguire eventi virtuali e digital anche nella seconda parte del 2020, il mercato è divenuto affollato e competitivo e per ogni evento programmato su un determinato argomento, ce ne sono una dozzina che tra webinars, dirette Web e/o sessioni di Domande e Risposte, promuovono e discutono temi ed argomenti simili ed affini.  

Se sei uno dei Brand che è già passato o sta passando da un evento "in persona" ad uno virtuale, la tua sfida principale sarà stata, è o sarà quella di promuoverlo al meglio, cercando di massimizzarne registrazioni e partecipanti.

Ma come si promuove un evento virtuale? Come possiamo far sentire la nostra voce in un mare di eventi programmati su stessi temi?

Nel seguito del post cercheremo di rispondere a queste domande elencando una serie di suggerimenti e tattiche che frutto dell'esperienza maturata sul campo, possono essere attuate per massimizzare quantità e qualità dei partecipanti e convertirle in registrazioni per il tuo evento online.

Eccone 5. 

1. Sii chiaro su ciò che la tua audience potrà ottenere dall'evento  

Porre delle aspettative su ciò che verrà presentato è una tattica efficace per promuovere un evento fisico, che diventa fondamentale nel caso di uno virtuale: fornire il dettaglio di ciò che verrà presentato e quello che potranno ricevere le persone partecipandovi, può rappresentare l'elemento differenziante per far sì che la tua iniziative sia preferita rispetto alle altre ed abbia quindi il successo che merita.

Ci sarà la possibilità di porre domande in diretta? E' un evento tattico o più ad alto livello? La video-camera dei partecipanti sarà accesa durante l'evento?

Preparare un evento online si traduce nel pianificarne in tempo e con cura tutti i dettagli, anche i più piccoli ed apparentemente insignificanti, nel descrivere e spiegare come prima cosa quali sono i ritorni che i partecipanti otterranno presenziandovi.

Nell'evidenziare i "Perchè" le persone dovrebbero partecipare all'evento, e quindi evidenziarli- attraverso l'invio di una email o di un whatsup qualche giorno prima del "go-live"- a quanti si sono registrati, ci consentirà di rinfrescare loro la memoria e massimizzarne la conversione da partecipanti a registrati.  

2. Sfrutta tutte le opportunità di Co-Branding

Il Co-Branding, anche conosciuto come Co-Marketing, è un'altra tattica marketing efficace che può essere utilizzata per gli eventi virtuali. La filosofia che ne sta dietro è semplice: "1 +1 = 3". La Strategia prevede di stabilire una Partnership con un altro brand e/o uno sponsor e di creare insieme l'evento, informando congiuntamente le rispettive audience su quando, dove e come partecipare.

Attraverso la Partnership con un "Community Partner" (i.e. un'associazione - profit o non- che opera in uno specifica Industry), grazie alla fiducia di cui questi gode e la qualità delle relazioni che ha in essere con quello specifico ecosistema che vogliamo indirizzare, possiamo promuovere e portare partecipanti e registrati di qualità migliore al nostro evento. Nel caso si ottenga disponibilità da parte di "Speakers" da altre organizzazioni, dovremmo assicurarci di chiedere al/ ai Partner di promuovere ed amplificare l'evento sfruttando anche i loro canali.

Si potrebbe pensare ad esempio di incentivarli attraverso un accordo di lead-sharing, concordando a priori di condividere le leads che verranno generate ed acquisite attraverso la Campagna attuata per promuovere l'evento. Un accordo di lead-sharing, motiverà il Partner a generare registrazioni e ci consentirà di ottenere nuovi contatti. 

3. Consenti agli Speakers, ai tuoi collaboratori e colleghi di promuovere l'evento

Oltre a lavorare con altri brands per promuovere l'evento, non dimentichiamo mai che ogni singola persona può dae un aiuto. Queste potrebbero includere speakers, ma anche i contatti della tua rete, i tuoi collaboratori ed colleghi.

Più persone posteranno e pubblicheranno, più ampio sarà il passaparola. Nel caso in cui ti risultasse semplice chiedere a Speakers, colleghi e collaboratori di condividere il link con la pagina di registrazione dell'evento, chiedere di distribuirne anche i relativi "assets" prodotti e sviluppati- i.e. testi, immagini, video, etc- consentirebbe di promuoverlo in maniera decisamente migliore. Chiunque sia lo Speaker- interno o esterno alla tua organizzazione- offrire "asset" che promuovano la loro sessione, permetterà di allargare ulteriormente la tua audience ed aumentare potenzialmente il numero di registrazioni ed iscritti all'evento. Sul mercato- nel caso fossi interessato a sfruttare la "advocacy" da parte di collaboratori e colleghi ("employee advocacy"), esistono molte soluzioni per automatizzare il processo ed alcune delle quali offrono funzionalità totalmente gratuite. Oltre a fornirne i relativi assets, si possono creare delle gare e competizioni interne che incentivano e premiano quanti avranno promosso meglio l'evento: nel caso tu riesca ad attuarle, ti renderai conto che è una pratica "win-win". L'ideale sarebbe trovare il modo di creare un "buzz" attorno al tuo evento, rendendone così la promozione "virale" sui Social....          

4. Segmenta gli inviti a seconda delle differenti audiences

Mentre un marketing executive potrebbe voler partecipare al tuo evento per una specifica ragione, un nuovo assunto in una organizzazione potrebbe decidere di parteciparvi per una ragione completamente diversa. Nel caso in cui il tuo evento copra argomenti e tematiche ampie, potresti considerare di segmentare le tattiche marketing a seconda dei diversi gruppi e delle differenti demografiche. Un'area dove la segmentazione della tua audience può essere fatta in maniera semplice è l'email marketing. Nel caso in cui tu stia pianificando di fare promozione tramite email, dovresti porti la seguente domanda: "la value proposition è la stessa per tutta la lista?" Nel caso in cui non lo fosse, potresti pensare di segmentare e personalizzare le email per mettere in luce meglio quali siano i benefici che l'evento può portare ai diversi gruppi di persone individuati"    

5. Misura i risultati delle tattiche per promuovere l'evento.

Questo è un suggerimento che ci sta particolarmente a cuore: ricorda che "Ciò che è misurabile è anche migliorabile". Quindi quando utilizzi tempo o risorse per promuovere un evento, vorrai anche tracciare e misurare i risultati raggiunti dalle varie tattiche utilizzate. 

Perchè? Nel caso in cui, una tattica utilizzata- i.e. Paid ADV su LinkedIn- risultasse poco efficace per promuovere il tuo evento ed un'altra- i.e. Google Ads- riuscisse a portarti un buon numero di registrazioni, il fatto di averne tracciato i risultati, ci consentirà di utilizzarne una anzichè l'altra nel prossimo evento che andremo ad organizzare. Se saremo bravi potremo addirittura riallocare il budget sui vari canali in tempo reale ottimizzandone spesa e ritorni sull'investimento (ROI). Una volta individuata la metrica chiave- che nel nostro caso potrebbe essere il numero di registrazioni all'evento che stiamo promuovendo- l'utilizzo e l'impostazione dei pixel sulla landing page dedicata, ci consentirà di identificare il canale da cui arrivano i visitatori e quali di questi hanno completato la registrazione.

In teoria per ottenere un "ROI dell'evento", il processo di tracciamento non dovrebbe finire qui, ma dovrà estendersi al numero di partecipanti effettivi all'evento, e a quali di questi avranno acquistato il Servizio o Prodotto che promuoviamo. Nel tracciare il flusso completo (i.e. "Lead to Revenue") saremo in grado di calcolare il ROI dell'evento che abbiamo organizzato.        

Creare un Evento Virtuale 

Promuovere un evento online è simile a promuovere un evento fisico. Tuttavia, ci sono un numero di differenze importanti che devono essere considerate. Se da un alto puoi promuovere un evento virtuale ad un pubblico più vasto (i.e. potenzialmente infinito), dall'altro devi considerare che il mercato degli eventi online è divenuto molto competitivo. Anche nel caso in cui il tuo evento sia puramente informativo ed offra un aiuto concreto a risolvere un problema di business alla audience alla quale ti rivolgi, sul mercato potrebbero essercene una dozzina che coprono gli stessi temi ed argomenti.

Inoltre, mentre l'obiettivo di promuovere un evento fisico è quello di indurre l'audience ad acquistare un biglietto per parteciparvi, gli obiettivi della maggior parte degli eventi online si traducono nel convincere le persone a registrarsi, ricordare loro di collegarsi per partecipare, e quindi raggiungerli con una serie di attività di follow-up "post-evento" per vendere servizi o prodotti. Quindi poichè molti (se non tutti) gli eventi online sono di fatto (quasi) tutti gratuiti riuscire a portare quanti si sono registrati a partecipare, senza il "locked-in" che deriva dall'aver acquistato un biglietto (come nella stragrande maggioranza degli eventi fisici), è una attività dispendiosa e da non sottovalutare. 

Alla fine, l'obiettivo di promuovere un evento online, è quello di evidenziare e ricordare alla audience i "chi", i "che cosa", i "come" ed i "perchè" che ci stanno dietro. Mettere chiaramente in luce questi elementi nell'attività di promozione dell'evento potrà non solo porre e chiarire le aspettative alla audience alla quale ci rivolgiamo, ma anche differenziare il nostro evento da quelli che coprono temi ed argomenti simili.

Anche durante la fase di pianificazione, il pensare già a come tu possa promuovere il tuo evento, ti permetterà di creare una "virtual experience" che sia percepita come unica ed interessante. Ad esempio nel caso in cui tu scelga- come ospiti del tuo evento- "thought leader" o "influencer" conosciuti sul mercato o nello specifico settore, potrai ricevere un'ulteriore spinta per promuoverlo e raggiungere risultati migliori. Oppure se riesci ad organizzarlo con un Partner, il contenuto sarà distribuito a due audiences anzichè solo la tua.      

Se hai bisogno di più suggerimenti ed un aiuto per coordinare e pianificare un evento virtuale al quale le persone vorranno partecipare, clicca sul bottone sottostante, potrai ricevere una nostra consulenza personalizzata e totalmente gratuita.  

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