Meglio un Evento Fisico o uno Virtuale? Un'analisi costi benefici

Posted by Metrika on May 21, 2020 11:07:29 AM

In virtualevents, eventivirtuali

Gli eventi "digital" stanno ultimamente proliferando....dai "semplici" webinar- intesi ed utilizzati per raggiungere obiettivi di e-learning ma anche come tattiche marketing di lead generation- a veri e propri eventi aziendali per staff, partner e clienti. Questi ultimi in particolare, stanno iniziando a sostituire gli eventi fisici: Hubspot ha appena annunciato che migrerà il proprio evento annuale 2020 sul web: e, c'è da scommetterci, non è detto che l'anno prossimo ritorni a realizzarne uno fisico, anche se l'emergenza sanitaria che stiamo vivendo, dovesse finalmente terminare. Perchè? Perche i benefici che derivano dal realizzare un’evento totalmente online sono evidenti, anche senza dover considerare il tema della affidabilità relativo alle limitazioni imposte sugli eventi fisici dovute dagli ultimi noti accadimenti. Gestendo tutto esclusivamente online - dalle attività di promozione e marketing, alla organizzazione e realizzazione dell’evento, alle attività di follow-up e misurazione dei risultati- i Brand saranno in grado di raggiungere e rendere accessibile l’Evento ad un audience di utenti decisamente più estesa e maggiormente profilata; utenti che potranno iscriversi, partecipare ed interagire ovunque questi si trovino, semplicemente utilizzando un PC o un qualsiasi dispositivo mobile, tablet o smartphone.
Considerando i costi per la logistica – i.e. affittare una location, prenotare hotel e viaggi per ospiti, allestimenti e grafiche- si comprende quanto l’organizzazione di un evento fisico richieda investimenti ben superiori rispetto ad un evento interamente gestito online. Vanno inoltre inclusi in un’analisi costi vs benefici anche aspetti non secondari quali la possibilità di incrementare e “scalare” rapidamente il numero di partecipanti – nel caso di un evento fisico la location ha ovviamente dei limiti per quel che riguarda capacità e numero di posti in sala- e la oramai comprovata maggior attitudine e disponibilità dei partecipanti ad interagire tramite web e ad essere coinvolti i situazioni intereattive, ad esempio con webinar e sondaggi in real-time.  Altro aspetto sono gli asset prodotti appositamente per l’evento fisico e che raccolti presso lo stand dai partecipanti, finiscono spesso nel cestino della spazzatura: nel caso di un evento virtuale niente viene stampato, salvaguardando costi ed ambiente; i contenuti prodotti possono essere anche modificati real-time e riutilizzati per comunicare meglio attraverso ad esempio una più efficace azione di follow-up post-evento. Quanto poi al tema della misurazione del ROI e quindi al decretare il successo o meno di un evento online, se le metriche da considerarsi in questo caso sono le stesse utilizzate per un evento fisico – i.e. numero dei partecipanti all’evento, allo stand, ad un webinar- la facilità con la quale possiamo reperire ed analizzare dati e numeri e prendere quindi le opportune decisioni, è decisamente a favore dell’evento online. L’ultimo tema è quello della maggior affidabilità e sicurezza di un evento online: condizioni meteo avverse, scioperi dei trasporti pubblici, o atti di terrorismo sono situazioni di certo non frequenti, ma che tuttavia come nel periodo che attualente stiamo vivendo, possono mettere a rischio se non risultare fatali per la buona riuscita o meno di un Evento B2B.      
 
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